Choisir un logiciel d'inspection pour une copropriété

En copropriété, le mot « inspection » désigne deux choses bien différentes.

La première, c'est l'inspection préachat : un acheteur engage un inspecteur pour examiner l'unité qu'il s'apprête à acheter. Elle porte sur une partie privative, une fois, à un moment précis.

La seconde, ce sont les visites d'inspection que le syndicat, ou sa firme de gestion, fait des parties communes tout au long de l'année : la toiture, la salle mécanique, le garage, les ascenseurs, les équipements de sécurité incendie. Ce qui en sort n'est pas un rapport pour un acheteur. C'est un dossier qui montre ce qui a été vérifié, quand, par qui et dans quel état, et sur lequel le conseil d'administration, l'assureur, le carnet d'entretien et la prochaine étude du fonds de prévoyance peuvent s'appuyer.

Ce guide porte sur la seconde. Il s'adresse aux gestionnaires, aux administrateurs de syndicats autogérés et aux équipes d'entretien qui doivent choisir un outil pour faire ces visites.

Commencez par ce que le dossier doit prouver

Avant de comparer des logiciels, décidez à quoi doit servir le dossier d'inspection. C'est généralement un mélange de ceci :

• montrer au conseil d'administration que l'immeuble est entretenu, et pas seulement réparé quand quelque chose brise ;
• tenir le carnet d'entretien à jour avec l'état réel de chaque composante ;
• donner à la prochaine étude du fonds de prévoyance des constats par composante plutôt que des estimations ;
• répondre à l'assureur, ou à un avocat, après un dégât d'eau ou une chute ;
• passer le relais proprement quand le gestionnaire, le concierge ou la firme de gestion change.

Un outil qui prend de belles photos mais ne laisse aucun historique par composante échoue sur tous ces points. Gardez cette liste sous la main pendant les démonstrations.

Les questions à poser

1. Chaque inspection d'un même type suit-elle la même liste ?

Deux personnes qui inspectent la même toiture à un an d'intervalle devraient produire des dossiers comparables. Si chaque inspection part d'une page blanche, vous obtenez deux descriptions écrites dans deux styles, et aucune façon de savoir si la membrane se dégrade.

Une bonne réponse : les points de vérification sont définis une seule fois pour chaque type de composante et repris automatiquement, et les modifier à un endroit les modifie partout.

Dans Condo Inspection, les éléments à vérifier sont définis sur la catégorie d'équipement, et chaque équipement de cette catégorie les reprend. Une liste peut aussi être copiée vers d'autres équipements.

2. Les photos et les notes vont-elles au bon endroit ?

Une photo restée dans le téléphone du concierge n'est pas un dossier. Elle doit être jointe à la visite et à l'équipement qu'elle montre, avec une note qui dit ce qu'on regarde.

Une bonne réponse : des photos et des vidéos prises dans l'application, rattachées à un équipement précis, avec un moyen de marquer l'endroit exact sur l'image.

Dans Condo Inspection, les images et les vidéos se joignent à la visite ou à un équipement précis, on peut annoter une image pour pointer le problème, et les photos HEIC des iPhone sont converties automatiquement.

3. Le rapport est-il prêt quand vous quittez l'immeuble ?

L'étape la plus lente d'une inspection, c'est souvent la rédaction au bureau : retranscrire les notes, trier les photos, les coller dans un gabarit. C'est aussi là que les détails se perdent.

Une bonne réponse : le rapport est produit à partir de ce qui a été saisi sur place, dans des formats que le conseil et l'assureur acceptent, à votre image.

Dans Condo Inspection, le rapport de visite sort de la visite elle-même, en PDF, Excel ou Word, avec le logo de la firme de gestion ou celui du syndicat et vos couleurs. Le produire demande une connexion (voir la question 5).

4. Faut-il passer par une boutique d'applications ?

Une application de boutique, c'est des comptes, de la gestion d'appareils et parfois un billet aux TI avant que quiconque puisse commencer. Ça se défend pour une grande équipe interne. C'est un vrai frein pour un concierge qui utilise son propre téléphone ou un fournisseur avec qui vous travaillez deux fois par année.

Une bonne réponse : une explication claire de la façon dont l'application s'installe, se met à jour, et de ce qu'il faut à chaque type d'utilisateur avant sa première inspection.

Condo Inspection est une application web progressive. On l'ouvre dans le navigateur et on l'ajoute à l'écran d'accueil du téléphone, après quoi elle s'ouvre comme n'importe quelle autre application, sans boutique. Elle peut envoyer des notifications poussées pour ce qui est dû, sur les téléphones qui les prennent en charge.

5. Que se passe-t-il sans réseau ?

C'est la question qu'on se pose le plus, avec raison : les salles mécaniques, les locaux d'ascenseur, les garages et les sous-sols sont justement les endroits où le réseau disparaît.

« Fonctionne hors ligne » peut vouloir dire bien des choses, de « affiche la dernière page chargée » à « tout fonctionne ». Posez des questions précises :

• Puis-je ouvrir l'inspection sans réseau ?
• Puis-je remplir les points de vérification, prendre des photos et enregistrer ?
• Que se passe-t-il quand la connexion revient ? Est-ce que tout part tout seul ?
• Qu'est-ce que je ne peux pas faire hors ligne ?

Dans Condo Inspection, les visites fonctionnent hors ligne si vous les téléchargez d'avance, pendant que vous avez encore une connexion. Sur les données cellulaires, l'application peut demander d'abord ou attendre le Wi-Fi. Hors ligne, vous passez à travers les points de vérification, ajoutez des photos et enregistrez. Les modifications restent dans le téléphone et sont envoyées quand la connexion revient. Certaines choses demandent une connexion : produire un rapport, les interventions (les correctifs) et la section entretien. Une visite téléchargée reste dans le téléphone 30 jours, ou 7 jours une fois terminée.

6. À qui appartiennent les données, et comment en sortent-elles ?

Les contrats de gestion prennent fin, et un syndicat peut changer de firme. L'historique des inspections appartient à l'immeuble et doit pouvoir le suivre.

Demandez à chaque fournisseur : qu'est-ce que je peux exporter, et dans quels formats ? Puis-je récupérer les photos et les fichiers ? Comment se passe un transfert complet vers une autre firme, et qu'arrive-t-il aux données à la fin du contrat ?

Dans Condo Inspection, les rapports s'exportent en PDF, Excel et Word, et les fichiers d'un immeuble se téléchargent en ZIP, par dossier ou par sélection. Si un transfert complet est important pour vous, demandez-nous comment il se ferait pour votre portefeuille avant de vous engager, et posez la même question à tous les autres fournisseurs.

7. Fonctionne-t-il avec le système que vous utilisez déjà ?

Les immeubles, les unités et les copropriétaires existent déjà dans votre logiciel de gestion ou de comptabilité. Un outil d'inspection qui exige sa propre copie de tout ça, c'est de la double saisie et deux listes qui finissent par diverger.

Une bonne réponse : l'outil lit ce qui existe déjà et sait quoi renvoyer.

Condo Inspection est conçu pour fonctionner dans Condo Manager : il lit les immeubles, les unités, les copropriétaires et les équipements qui s'y trouvent déjà, sans liste parallèle à tenir à jour. Avec Condo Web, un constat d'inspection devient une tâche, et les rapports finaux sont déposés là où les copropriétaires et les administrateurs regardent déjà. La page des intégrations donne les détails.

8. Que peuvent voir les administrateurs ?

Le conseil d'administration veut la preuve que l'immeuble est entretenu, sans risquer de modifier le dossier par erreur. Dans un syndicat autogéré, un administrateur doit parfois pouvoir modifier.

Une bonne réponse : un accès en lecture seule par défaut, un accès en écriture au besoin, et le contrôle des rapports que chaque rôle peut voir.

Dans Condo Inspection, les membres du conseil d'administration ont un accès en lecture seule, et un utilisateur qui a les droits d'administration peut leur donner un accès en écriture. Une firme de gestion peut aussi masquer certains rapports à certains rôles.

9. La cédule se fait-elle toute seule, et les trous sont-ils expliqués ?

La toiture chaque trimestre, la génératrice chaque mois, le garage chaque printemps. Si quelqu'un doit penser à créer chaque visite, certaines n'auront pas lieu. Et quand une inspection est sautée, le dossier devrait dire pourquoi.

Une bonne réponse : des inspections récurrentes réglées une fois, et des annulations ou des reports consignés avec leur motif.

Dans Condo Inspection, une visite récurrente peut se répéter aux quelques jours, semaines, mois ou années. Quand une visite est annulée ou reportée, le motif est consigné et reste dans l'historique.

10. Parle-t-il la langue de votre équipe ?

Dans un portefeuille québécois, la question se pose souvent : le concierge travaille en français, un administrateur préfère lire en anglais.

Condo Inspection est offert en français, en anglais canadien et en anglais américain, au choix de chaque utilisateur.

Quand un tableur et un appareil photo suffisent

Toutes les copropriétés n'ont pas besoin d'un logiciel d'inspection. Prenez une petite copropriété autogérée où un administrateur bénévole fait le tour deux fois par année et où une douzaine de composantes valent la peine d'être suivies. Un tableur avec une ligne par composante, un dossier partagé de photos datées et un rappel au calendrier, c'est un système raisonnable. Soyez honnête sur votre situation avant d'acheter quoi que ce soit.

Ce que ce système coûte se voit plus tard :

• la liste de vérification est dans la tête d'une seule personne, et part avec elle ;
• les photos sont séparées des lignes qu'elles documentent ;
• chaque rapport se monte à la main ;
• reconstituer l'historique d'une seule composante prend un après-midi.

Vous l'avez probablement dépassé quand plus d'une personne fait les inspections, quand vous vous occupez de plusieurs immeubles, ou quand le conseil, l'assureur ou l'étude du fonds de prévoyance vous demande un historique que vous ne pouvez pas sortir rapidement.

Une façon simple de comparer

Les listes de fonctionnalités se ressemblent toutes. Prenez une vraie inspection, la toiture ou la salle mécanique, et faites-la dans chaque outil que vous envisagez : sur un téléphone, dans la vraie pièce, y compris au sous-sol sans réseau. Mettez ensuite côte à côte les rapports qui en sortent. Une demi-heure de cet exercice en dit plus long que n'importe quelle démonstration.

Pour voir comment ça se passe dans Condo Inspection, la page des inspections présente les visites et les points de vérification, la page des équipes terrain couvre le côté téléphone, et la page sécurité explique où sont hébergées les données. Ou réservez une démo avec votre propre immeuble.